À quoi sert la messagerie ?
La messagerie All In One fonctionne comme une messagerie classique : vous pouvez écrire à un membre, recevoir ses messages, répondre à une conversation, joindre des fichiers et organiser vos échanges.
Elle reste toutefois entièrement interne à All In One. Elle ne remplace pas une adresse e-mail et ne permet pas d’envoyer un message vers une adresse extérieure au site. De la même manière, les e-mails provenant d’Internet ne peuvent pas arriver dans votre boîte de réception All In One.
À retenir
Pour envoyer ou recevoir un message dans cette messagerie, les personnes concernées doivent utiliser All In One. Votre adresse e-mail personnelle ou professionnelle n’est ni utilisée comme adresse de destination pour les échanges internes, ni affichée aux autres membres dans la messagerie.
Envoyer un message et poursuivre une conversation
Vous pouvez créer un nouveau message ou répondre directement dans une conversation existante. Les échanges restent regroupés dans le même fil afin de retrouver facilement le contexte et les réponses précédentes.
- Choisir le destinataire
- Sélectionnez le membre auquel vous souhaitez écrire. Lorsque le contexte le permet, des destinataires peuvent également être proposés ou présélectionnés par le site.
- Utiliser À, Cc et Cci
- Comme dans une messagerie traditionnelle, vous pouvez utiliser le destinataire principal et, lorsque cela est utile, ajouter des destinataires en copie ou en copie cachée.
- Répondre dans le même fil
- Une réponse complète la conversation existante. Cela permet de conserver le contexte de l’échange et d’éviter de multiplier inutilement les conversations.
- Répondre uniquement à l’auteur
- Dans une conversation à plusieurs, vous pouvez choisir de répondre uniquement à l’auteur du message. Votre réponse reste alors privée entre vous et cette personne et n’est pas visible par les autres participants. Cette fonction peut notamment être utile lors d’un vote, d’une consultation ou lorsqu’un avis individuel doit rester confidentiel.
- Répondre à tous
- Si votre réponse concerne l’ensemble de la conversation, vous pouvez répondre à tous les participants. Votre message est alors visible par toutes les personnes concernées par l’échange.
Discuter sans recharger constamment la page
Une conversation peut aussi être utilisée pour un échange rapide. Lorsque vous restez dans le fil, les nouvelles réponses peuvent apparaître automatiquement. Vous pouvez ainsi poursuivre la discussion de manière fluide sans devoir actualiser la page après chaque message.
Lorsque vous n’êtes plus dans la conversation, les notifications vous permettent de savoir qu’une nouvelle activité nécessite votre attention.
Le petit plus
La messagerie peut donc servir aussi bien à un échange posé, comparable à un courrier, qu’à une conversation suivie lorsque les participants sont présents au même moment.
Envoyer des fichiers en toute sécurité
La messagerie All In One permet d’envoyer des fichiers directement à vos destinataires sans avoir à utiliser un service extérieur. Les pièces jointes bénéficient des protections prévues par le site afin de préserver vos échanges et vos données.
- Vos fichiers restent dans votre espace personnel
- Lorsqu’un fichier provenant de votre dossier personnel est utilisé comme pièce jointe, la suppression du message ne supprime pas le fichier original de votre espace personnel. Vous pouvez donc continuer à y accéder normalement.
- Vérifiez ce que vous envoyez
- Avant d’envoyer une pièce jointe, assurez-vous d’avoir sélectionné le bon fichier et qu’il est bien destiné aux personnes présentes dans la conversation.
Attention !
Même si les échanges sont protégés par All In One, restez attentif aux documents que vous transmettez. Un fichier personnel, confidentiel ou sensible ne doit être envoyé qu’aux personnes auxquelles vous souhaitez réellement le communiquer.
Un outil de travail et de communication pour l’entreprise
Pour une entreprise ou un professionnel, la messagerie All In One peut servir bien au-delà d’un simple premier contact. Elle permet également d’organiser des échanges de travail avec les membres de l’entreprise inscrits sur le site.
- Travailler à distance
- Les membres d’une même entreprise peuvent poursuivre leurs échanges même lorsqu’ils ne se trouvent pas au même endroit. Ils peuvent discuter, transmettre des informations et suivre l’avancement d’un travail directement dans la messagerie.
- Échanger des fichiers
- Des documents et autres fichiers nécessaires au travail peuvent être transmis directement dans les conversations, sans avoir à multiplier les moyens de communication.
- Partager des comptes-rendus et des informations
- Une conversation peut servir à transmettre un compte-rendu, préparer une réunion, partager des instructions, demander un avis ou conserver les informations importantes liées à un travail en cours.
- Travailler à plusieurs
- Les conversations à plusieurs permettent de réunir les personnes concernées par un même sujet et de conserver les échanges dans un fil commun.
- Retrouver facilement les échanges
- L’historique des conversations, les favoris, les archives et les différents espaces de classement facilitent le suivi des échanges professionnels au fil du temps.
Des échanges professionnels protégés
Les messages et les pièces jointes bénéficient des protections prévues par All In One afin de permettre aux utilisateurs et aux professionnels d’échanger leurs informations dans un environnement sécurisé.
Pourquoi existe-t-il deux étapes pour supprimer ?
Une mauvaise manipulation arrive facilement. C’est pourquoi supprimer une conversation de votre boîte ne la fait pas disparaître immédiatement de façon définitive : elle est d’abord placée dans la Corbeille.
- Mettre à la Corbeille
- Cette première étape vous permet de retirer la conversation de votre boîte tout en conservant une possibilité de la restaurer. Cela peut être utile si vous changez d’avis, si vous avez supprimé le mauvais échange ou si vous devez récupérer une information ou une pièce jointe encore disponible dans cette conversation.
- Restaurer
- Tant que la conversation se trouve encore dans votre Corbeille, vous pouvez la remettre dans votre messagerie.
- Supprimer définitivement
- La suppression définitive est la dernière étape. La suppression définitive est la dernière étape. Son fonctionnement est détaillé plus bas.
Attention !
Avant une suppression définitive, vérifiez que vous n’avez plus besoin des informations ou des fichiers présents dans la conversation. Après confirmation de la suppression définitive, vous ne pourrez pas revenir en arrière depuis votre messagerie.
Organiser sa messagerie
Plusieurs espaces vous permettent de retrouver et d’organiser vos conversations selon leur état ou leur utilité.
- Réception
- Vous y retrouvez les conversations qui vous sont adressées et qui doivent rester dans votre boîte de réception.
- Messages envoyés
- Cet espace conserve les messages que vous avez envoyés afin de retrouver vos propres échanges.
- Archives
- Archiver permet de retirer une conversation de la réception sans la supprimer. C’est utile pour conserver un échange terminé ou important tout en gardant une boîte de réception plus claire.
- Favoris
- Une conversation importante peut être marquée comme favorite afin de la retrouver plus facilement sans modifier son contenu.
- Spam
- Le dossier Spam permet d’isoler les messages que vous ne souhaitez pas retrouver dans votre réception normale, notamment certaines sollicitations répétées, trompeuses, abusives ou sans rapport avec l’échange attendu.
- Corbeille
- Une conversation placée dans la Corbeille n’est pas immédiatement supprimée de manière définitive. Vous disposez encore d’une possibilité de restauration tant qu’elle n’a pas été supprimée définitivement.
La Corbeille reste sous votre contrôle
Contrairement à certaines messageries qui suppriment automatiquement les éléments placés dans la Corbeille après un certain délai, All In One ne programme pas leur suppression automatique.
Vos conversations restent dans la Corbeille jusqu’à ce que vous décidiez vous-même de les restaurer ou de les supprimer définitivement.
Une fois la suppression définitive effectuée, il n’est plus possible de revenir en arrière.
Gérer les messages indésirables
La messagerie All In One étant exclusivement interne au site, les messages que vous recevez proviennent de membres utilisant All In One.
Le dossier Spam permet de mettre à l’écart les conversations ou les expéditeurs dont vous ne souhaitez pas retrouver les messages dans votre boîte de réception normale.
- Un message isolé peut être placé dans les spams
- Vous pouvez déplacer une conversation indésirable vers le dossier Spam sans nécessairement empêcher immédiatement son auteur de vous écrire.
- Classer les messages d’un expéditeur comme Spam
- Lorsqu’un membre vous adresse régulièrement des sollicitations que vous considérez comme indésirables, ses prochains messages peuvent être dirigés vers votre dossier Spam plutôt que vers votre réception normale.
- Vous pouvez revenir sur votre choix
- Le classement en Spam peut être retiré si vous souhaitez à nouveau recevoir normalement les messages de cet expéditeur.
Attention : certaines situations doivent être signalées
Le Spam convient aux sollicitations indésirables, répétitives ou promotionnelles. En revanche, un message qui cherche à vous tromper, à usurper une identité, à obtenir abusivement des informations personnelles ou confidentielles, à vous faire effectuer une opération inhabituelle ou à vous entraîner dans une démarche frauduleuse ne doit pas être considéré comme un simple message indésirable.
Dans ce type de situation, n’engagez pas inutilement la conversation et effectuez rapidement un signalement afin que l’administration puisse examiner le comportement du compte concerné.
Le fait qu’un message provienne d’un membre inscrit sur All In One ne garantit pas à lui seul la fiabilité de ce qu’il affirme. Restez vigilant face à toute demande inhabituelle ou suspecte.
Bloquer les messages d’un utilisateur
Si le Spam ne suffit pas et que vous ne souhaitez plus recevoir de nouveaux messages d’un utilisateur, vous pouvez bloquer ses messages dans la messagerie.
Ce blocage concerne uniquement la messagerie : l’utilisateur concerné ne peut plus vous envoyer de nouveaux messages par ce moyen. Il ne s’agit pas d’un bannissement de son compte All In One et cette action ne le bloque pas automatiquement dans les autres espaces du site.
Ne confondez pas les deux blocages
Bloquer les messages d’un membre sert uniquement à interrompre ses futurs envois dans votre messagerie. Si vous souhaitez couper plus largement les interactions avec cette personne sur All In One, utilisez les outils de blocage prévus pour le compte lorsque la situation le justifie.
Des échanges protégés
All In One accorde une attention particulière à la confidentialité de la messagerie. Les messages et les pièces jointes bénéficient de protections et de chiffrement destinés à sécuriser leur conservation et leur accès dans le cadre de la plateforme.
Ces protections concernent aussi bien les échanges personnels que professionnels. Elles permettent d’utiliser la messagerie interne pour communiquer et transmettre des fichiers avec un niveau de protection adapté au fonctionnement du service.
Protection et confidentialité
All In One protège les échanges de sa messagerie et applique des mesures de sécurité destinées à limiter les accès non autorisés. Pour votre propre sécurité, restez néanmoins prudent avec les informations et documents que vous choisissez volontairement de transmettre à un autre membre.
Quelques réflexes utiles
- Vérifiez le destinataire avant d’envoyer
- Une pièce jointe ou une information confidentielle envoyée à la mauvaise personne peut avoir des conséquences. Relisez les destinataires avant de confirmer l’envoi.
- Ne transmettez que ce qui est nécessaire
- Même dans un espace protégé, évitez d’envoyer inutilement des données personnelles, confidentielles ou sensibles lorsque l’échange peut être réalisé sans elles.
- Utilisez Spam avant le blocage lorsque cela suffit
- Si vous souhaitez seulement écarter les messages d’un expéditeur de votre réception, le classement en Spam peut être suffisant. Le blocage des messages est destiné aux situations où vous ne souhaitez plus qu’il puisse vous écrire.
- Vérifiez la Corbeille avant une suppression définitive
- Profitez de cette étape de sécurité pour vérifier qu’aucun message ou fichier encore utile ne sera perdu par erreur.